¿Cómo solicitar subvenciones? Pasos a seguir en la solicitud de una subvención
La gestión de subvenciones para empresas es un proceso clave para aquellas organizaciones que buscan apoyo financiero para sus proyectos y actividades. Sin embargo, navegar por el proceso de solicitud puede ser desafiante y requiere una comprensión sólida de los pasos a seguir.
Las consultorías juegan un papel fundamental en este campo. Como entidades expertas en el tema, no solo ofrecemos orientación especializada, sino que nos volcamos en una estrategia bien concebida.
A continuación, se detallan los pasos necesarios para llevar a cabo esta gestión de manera efectiva.
Proceso de solicitud de una subvención
1. En primer lugar, es fundamental informarse sobre las distintas convocatorias de subvenciones disponibles para empresas.
Esto puede hacerse a través de portales web oficiales, boletines oficiales y otros canales de comunicación gubernamentales.
En el caso de las empresas gallegas los boletines oficiales donde se publican las ayudas son:
- Diario Oficial de la Unión Europea
- BOE.es – Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
- Diario Oficial de Galicia – Xunta de Galicia
DIPUTACIONES PROVINCIALES para ayudas provinciales y municipales:
- Boletín Oficial de Pontevedra
- Boletín Oficial de A Coruña
- Boletín Oficial de Lugo
- Boletín Oficial de Ourense
También podéis registraros en los portales oficiales:
2. Estudio de viabilidad previo: Una vez identificada la/s convocatoria/s más adecuada/s para el proyecto o actividad de la empresa, el siguiente paso en la solicitud de una subvención es recopilar toda la información y documentación necesaria para cumplir los requisitos de la misma.
– Condiciones del beneficiario: formas jurídicas, PYME, código de actividad, perfil laboral de los promotores.
– Gastos/ inversiones subvencionables
– Periodos de ejecución
– Empleo a crear
– Compatibilidad con otras ayudas
– Compromisos (actividad, empleo e inversiones)
Se debe tener claro el cronograma de gestión de la misma ya que en algunas de las ayudas existen anticipos y en otras no y el dinero llega al final de la vida del expediente y hay que tenerlo muy en cuenta a la hora de analizar la viabilidad económica del proyecto. Es importante estar al tanto de los requisitos, plazos y condiciones de cada convocatoria.
La gestión de una ayuda puede incluir formularios de solicitud, plan de negocio, presupuestos, información financiera, entre otros. Es fundamental asegurarse de que toda la documentación esté completa y correctamente cumplimentada para evitar retrasos o problemas en el proceso de solicitud y evitar requerimientos que retrasen la gestión o incluso que hagan que se pierda el orden de entrada porque pueden ser ayudas por orden de entrada de expediente completo.
3. Solicitud de la ayuda: El siguiente paso en la solicitud de tu subvención consiste en presentar la solicitud de subvención dentro del plazo establecido en la convocatoria. Es importante seguir las instrucciones proporcionadas y presentar la documentación en el lugar y forma indicados. Recordad que es obligatoria la presentación electrónica de la solicitud con la firma digital en vigor de la empresa solicitante o de su representante legal. (Si necesitas solicitarla/renovarla consulta la siguiente información: https://www.cert.fnmt.es/curso-de-criptografia/certificados-digitales )
4. Evaluación del expediente de solicitud: Una vez presentada la solicitud de subvención, se inicia el proceso de evaluación por parte de los organismos competentes. Este proceso incluye la revisión de la documentación presentada, la evaluación del proyecto o actividad propuesta y la comparación con otros proyectos concurrentes si es el caso (CONCURRENCIA COMPETITIVA) y su viabilidad técnica, económica y financiera.
Es importante estar preparado para posibles requerimientos adicionales de información por parte de los evaluadores para los cuales únicamente tendremos los siguientes plazos para responder (salvo que las bases reguladoras indiquen otros plazos):
a. 10 días naturales de plazo desde la notificación para acceder.
b. Desde la descarga de la notificación 10 días hábiles desde el día siguiente para responder.
5. Resolución de la ayuda: Una vez finalizado el proceso de evaluación, se comunicará a la empresa si su solicitud ha sido aprobada o denegada.
a) En caso de ser denegada, se deben revisar los motivos de la denegación y en caso de no estar conforme la empresa dispone de 1 mes de plazo para interponer un recurso de reposición o 2 meses para un recurso contencioso administrativo.
b) En caso de ser aprobada, se establecerán las condiciones y compromisos asociados a la subvención, así como los plazos y procedimientos para su cobro. Es fundamental cumplir con todas las obligaciones establecidas en las bases reguladoras para garantizar el correcto disfrute de la subvención.
6. Aceptación de la ayuda aprobada: En algunas convocatorias se debe presentar una aceptación de la ayuda en los plazos determinados que establezcan las bases reguladoras. (la no aceptación en plazo puede conllevar la pérdida del derecho de cobro de la misma).
7. Ejecución de la ayuda aprobada: Una vez recibida la subvención favorable, la empresa deberá cumplir con los compromisos adquiridos y llevar a cabo el proyecto o actividad para la que fue concedida. Es importante llevar un adecuado control y seguimiento de los gastos e inversiones realizadas, así como mantener una correcta documentación que justifique el uso de los fondos públicos.
Según las condiciones de la convocatoria, el proyecto podrá ser iniciado:
a) en una fecha anterior a la solicitud establecida expresamente en la bases reguladoras.
b) desde la solicitud o día siguiente a la solicitud de la ayuda,
c) o desde la resolución de concesión.
Es muy importante tener claro cuál es la fecha de inicio ya que hacerlo antes de tiempo implica un incumplimiento total de la ayuda y su perdida completa, no pudiendo existir ninguna oferta aceptada/aprobada/firmada, contrato con proveedor confirmado, pedido, albarán, pago e anticipos a proveedores, ni facturas antes de dicha fecha.
8. Publicidad de los fondos: En casi todas las subvenciones, las bases reguladoras establecen en qué medida la empresa deberá hacer publicidad de los fondos públicos en sus instalaciones,
· Cartel o placa informativa de los fondos públicos
· Información de los fondos obtenidos en la página web de la empresa beneficiaria.
· Acciones de promoción y comunicación que la empresa realice.
Siendo esta publicidad de obligatorio cumplimiento desde la resolución de concesión de la ayuda y hasta el plazo que establezca la ayuda (2,3-5 años)
9. Solicitud de anticipos: para aquellas ayudas que contemplen anticipos, el solicitante deberá presentar su solicitud en los plazos que establezca la convocatoria (que podrán ser 1 o 2 anticipos según las bases).
En algunas ayudas para optar al anticipo se deberá constitución, con carácter previo al pago del anticipo, una garantía bancaria en los términos previstos en el artículo 67 del Decreto 11/2009, de 8 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia, que deberá cubrir el 110 % de la cantidad que se va a abonar de anticipo.
10. Justificación parcial: En algunas ayudas plurianuales es necesario hacer justificación es parciales de cada anualidad en base a los plazos establecidos en la convocatoria correspondiente. Dicha justificación puede conllevar o no de un pago parcial de dicho importe justificado. O quedar todo condicionado a un pago final.
11. Fin plazo ejecución expediente: La resolución de concesión determinará el fin de plazo de ejecución del expediente en el cual la empresa deberá tener todas sus inversiones/gastos subvencionados ejecutados, facturados y efectivamente pagados, el empleo mantenido y creado si es el caso, las licencias de actividad, obra, industriales/medioambientales en vigor, inscripción de los activos inscribibles en el Registro Mercantil y demás requisitos que establezcan las bases reguladoras.
12. Justificación final: Una vez concluido el plazo de ejecución final, la empresa deberá presentar la solicitud de cobro / justificación de la subvención ante el organismo subvencionador en el plazo que establezca la resolución de concesión o bases reguladoras. Este plazo de justificación puede ser coincidente con el fin plazo de ejecución, o ser superior para otorgar a la empresa una vez finalizado el plazo de ejecución de unos días adicionales para preparar o presentar la justificación.
Esta justificación incluirá informes de ejecución, facturas, justificantes de gastos, información contable (todos las actuaciones subvencionables deberán ser contabilizadas en subcuenta contable que permita rastro de auditoría), información de empleo mantenido y creados, licencias de actividad, obra y otros permisos necesarios para la ejecución del proyecto, entre otros documentos.
13. Evaluación de la justificación: Una vez presentada la solicitud de cobro de la ayuda (justificación), se inicia el proceso de evaluación por parte de los organismos competentes:
a. Si la documentación presentada no está completa o se precisa de alguna aclaración, el organismo requerirá a la empresa solicitante para que subsane y complete la información requerida de la justificación.
b. Si el expediente está completo se procederá a su pago.
14. Pago de la subvención: Una vez aprobada y validada la justificación, se procederá al cierre del expediente de subvención por parte del organismo subvencionador y dar paso al pago del mismo.
15. Mantenimiento obligaciones: Todas las subvenciones conllevan para la empresa beneficiaria una serie de obligaciones que deberá mantener durante un periodo determinado en las bases reguladoras (1, 2,3-5 años) vinculados normalmente al mantenimiento de la actividad, de la forma jurídica, del empleo si aplica, de los bienes subvencionados, y de publicidad de los fondos
Solicita asesoramiento para la solicitud de tu subvención
La gestión de subvenciones en Galicia para empresas requiere de un proceso ordenado y meticuloso que incluye la identificación de convocatorias, la presentación de solicitudes, la evaluación, el cumplimiento de compromisos y obligaciones, un exhaustivo seguimiento de la ejecución y una correcta justificación de la ayuda concedida.
Un adecuado seguimiento y control son fundamentales para garantizar el correcto uso de los fondos públicos y el éxito de los proyectos financiados, por lo que contar con una gestoría de subvenciones puede resultar de gran importancia.
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